代表者印?角印?会社の実務で必要になる印鑑の種類と用途を理解しよう

自宅へ届いた荷物の受け取りから、契約書作成・会社登記まで、公私幅広い場面で登場する印鑑。その種類も様々です。あなたはどの印鑑がどんな時に利用されるか、正しく知っていますか?

意外と分からないことも多い印鑑の種類や利用用途について、一緒にみていきましょう。

実印

実印とは、市区町村の役所に登録した、公的に認められた印鑑のことです。

印鑑登録をすると、印鑑証明書が発行されます。この証明書により「確かに本人が実印を使用して確認印を押した書類」であることを証明することができます。

例えば不動産の契約など、高額な金銭の取引契約の際に実印の使用を求められることが多いです。

登録できる実印のサイズや表記には規定があり、市区町村毎にホームページ上に規定が公開されています。条件を満たさない印鑑は登録できないので、よく確認することが必要です。

認印

認印とは、日常使用される、印鑑登録がされていない印鑑のことを指します。実印以外の印鑑は皆認印ということになります。

シャチハタ印と認印の違い

インクが内蔵されたシャチハタ*。朱肉いらずでポンと押せて便利なのでお持ちの方も多いと思います。ただ、場面によってはその特性から使用ができないことも。
※インク浸透型の印鑑を世界で初めて製造販売したシヤチハタ株式会社から名前をとって、世間一般的に「シャチハタ」と呼ばれています。正式な商品名は「Xスタンパー」です。

シャチハタが利用できる場面

・社内の事務作業
・社内書類の確認
・荷物の受け取り
・回覧

公的な届け出や契約書については、シャチハタ不可とし印鑑・朱肉を使って認印を押すことを求められることが多いです。

シャチハタはインクが内蔵されており手軽に押すことができますが、ゴムでできているため通常の印鑑と比べ劣化しやすく、公的手続きには不向きとされています。

会社設立(登記)に必要となる印鑑

発起人全員の個人の実印

既に持っているもので大丈夫です。定款の作成・認証の時点で必要となります。

登録できる実印のサイズは各市町村で規定が異なります。

代表者印(丸印・会社実印)

法務局に登録する法人組織の実印として重要な契約の際に使用します。

二重枠の外側に社名、内側に「代表取締役印、代表之印、理事長印」等の文字が入ります。

こちらの印鑑もサイズ規定があり、印影の大きさが一辺の長さ8ミリメートルの正方形に収まるもの(直径8ミリ以下の印鑑)、又は一辺の長さ25ミリメートルの正方形に収まらないもの(直径25ミリ以上の印鑑)は登録不可です。

会社銀行印

会社銀行印とは、会社・法人用の金融機関出納や保険の契約など、金銭に関わる契約に使用する印鑑をいいます。

一般的に、会社実印より一回り小さいサイズで作成し、外側に会社名、内側に「銀行之印、会計之印」等と文字を入れます。

社印(角印・会社の認印)

印鑑証明が必要ない軽微な契約や書類(請求書・見積書・納品書等)に使用します。これが押されることで会社の信用につながる印鑑です。

簡単な契約や書類作成には実印ではなくこちらの角印を会社認印として押します。

起業・登記に使用する印鑑を揃えた「会社設立セット」が売り出されています。会社実印・角印の2種セット、銀行印を加えた3種セット、住所ゴム印が付いたものなど、バリエーションも様々です。

印鑑の種類-ビジネスでよく使う方式6種-

契印

契印とは、契約書が2枚にわたる場合に、1つのつながりある文書であることを証明するために両ページにまたがって押す印鑑のことです。契約書が正しくつながっていることを証明するために押します。

後から故意に書類を抜き取ったり追加したりして改ざんすることを防ぐためのものです。

割印

割印とは、契約書の正本・副本、原本・写しなど2つ以上の独立した文書が関連していることを証明するために、各文書にまたがるように押す印鑑のことです。

文書を離したときに、それぞれの文書に印鑑が割れて残るため、割印と呼ばれます。

同じ日時に作成された同じ内容の契約書であることを証明するために押される印鑑です。

消印

消印とは、使用済みであることを示し再利用出来ないように押す印鑑のことをいいます。

主に郵便局ではがきや切手に使用済みのしるしとして押される日付印を思い浮かべる方が多いかと思いますが、はがき・切手のほか収入印紙・収入証紙等を利用する場合にも使います。正式名称は証示印。

シャチハタ、日付印、角印等、使用する印鑑の種類は問われません。切手・印紙と書面にまたがって押します。

訂正印

帳簿や公的文書などに記入した文字の誤りを訂正する際に使用する印鑑です。簿記印と呼ばれることもあります。主に6ミリ程度の小判型や丸型の印鑑を使用します。

捨て印

捨て印とは、文書に誤りが見つかってもいいように、あらかじめ訂正印を押しておくこと、またその際に使用する印鑑のことです。

氏名記入に添えて押した印鑑を、書面の隅など欄外に押しておき、訂正があった場合に「〇字削除、〇箇所訂正」と付記することで書面の訂正ができるものです。

捨て印を押すことで、軽微な書き間違いの際に相手に都度連絡することなく手軽に修正できます。一方で改ざんの危険性は残るため、一般的には単なる誤記や表記統一に利用し、「契約内容の重要部分(数値など)」については捨て印では訂正できないとすることが多いです。

止め印

契約書に余白が生じた際、文章の最後に押す印鑑です。後から余白部分に文章を不正に書き足されるのを防ぐ役割があります。「以下余白」と記入する場合と同様の効果があります。

業務をもっとスムーズに!電子印鑑(デジタル印鑑)

PDFやWord等の電子ファイルに、印影を画像にし貼り付けたものを電子印鑑(デジタル印鑑)と呼びます。電子印鑑であればPC上で手順を完了できるので、ファイルを印刷して印鑑を押し、またスキャンしてメールで送る、というような面倒な手順を取らずに済みます。

専用のツールを利用し作成したり、ExcelやWordのアート機能で作成することもできます。

注意点
電子印鑑はPC上で完結できるため大変便利ですが、盗用のリスクがありセキュリティ面の管理が重要になります。使用する際には自社にとってリスクの少ない印鑑を選びましょう。

実印、代表社印(丸印)は行政に登録した法的効力の高い印鑑のため、使用を避けたほうが無難です。

業務に役立つ!あると便利な印鑑

代表ゴム印

住所と社名、代表者名の入ったゴム印があると便利です。手書きの手間を省けます。

インク内蔵のスタンパー形式を選んでおくと朱肉を使う手間もかかりません。

部署印

上記同様、部署の多い会社の場合は部署名が入った印鑑もあると便利です。

済印

例えば決裁済みの書類。決裁BOXに振り分けをしても、煩雑な業務をこなすうちに書類がまぎれて決裁状況がわからなくなった、なんてこともありますよね。「済」の印鑑を押しておけば、決裁したことが一目でわかります。

終わりに

知っているようで実は知らないことの多い印鑑の種類や用途。契約書を前に「ここに押すのは代表者印?社印?」と戸惑うこともありますよね。いざというときに慌てることのないよう、しっかり押さえておきましょう!