どこまでが経費?経費で落ちるもの・落ちないものを理解しよう

どこまでが経費?経費で落ちるもの・落ちないものを理解しよう

事業は経費抜きに語ることができません。

なぜなら経費の扱い方ひとつで利益が黒字になったり赤字になったりするからです。

利益が黒字になれば税金を払う必要があるし、赤字だと会社としての信用が落ちて取引額を減らされたり融資が受けにくくなったりとその影響は大きいです。

どこまでが経費で落ちるのか、経費で落ちないものにはどのようなものがあるかなど、経営者として知っておくべきことはたくさんあります。

そこでこの記事では経費として落ちるもの、落ちないものについて解説していきます。

経費とはそもそもどのような項目を指してこのように呼ぶのでしょうか?

経費とは事業を行い、収入を得るために使った費用のこと全般を指して使う言葉です。すなわち「経費で落とす」ということは、経費として会計上、計上することを意味します。

一方で収入を得るために使った支出以外は経費にはならない(≒経費で落ちない)ルールになっています。

経営者はPLを把握するうえで、経費の範囲についてもしっかり把握しておく必要があります。

経費に入れることのできる項目とは?

対外的に払った費用のうち、経費となるのは、主に会社の業務を遂行する上で掛かった費用に対してです。

また社内で処理した費用項目が最終的に「経費」として認めてくれるかどうかは税務署の判断によります。

なぜなら会社で会計上、経費として処理しても、税務上、税務署が「この支払は経費として認めることができない」と判断することがあるからです。

詳しいことは以下の章で解説するとして、まずは下記で一般的に経費として落とせる項目を一覧表で上げておきます。

経費として処理できる項目にはどのようなものがあるのか、まずは一覧で確認して下さい。

勘定科目名取引内容
給与、手当従業員に対する人件費
退職金従業員の退職金
法定福利費健康保険・労災保険・雇用保険等の事業主負担分
福利厚生費社員の健康診断、慰安旅行等の費用
広告宣伝費自社商品の新聞雑誌等への広告料、ロゴ入りチラシの印刷代等
減価償却費固定資産の法定耐用年数で計算した当該年度減価償却費
修繕費資産器具、機械装置、建物等に関する通常の維持管理費、修理費用
事務用品費文房具、ファイル、ホッチキス、テープ、のり等
消耗品費10万円未満のパソコン、コピー用紙等
水道光熱費電気代、水道代、ガス代等
旅費交通費電車代、バス代、高速料金、駐車料金、宿泊料金等
支払手数料銀行振込手数料、両替手数料等
租税公課固定資産税、印紙税、自動車税等
交際接待費取引先との飲食費、慶弔金、手土産代等
保険料営業自動車損害保険料、会社建物火災保険料等
通信費切手代、電話代、FAX代、インターネット使用料等
諸会費加盟する業界団体等への年会費、法人クレカの年会費等
新聞図書費事業に必要な資料としての雑誌、書籍購入費等
地代家賃事務所、店舗の家賃、営業車駐車料金(月極)等
会議費取引先、社員含む会議の飲食費、会場使用料等
外注工賃外注でデザインしてもらった名刺、封筒、ロゴ、商品名の代金等

経費に対する基本的な考え方と判断基準

経費として計上できるための判断基準は「事業収入を上げるために掛かった費用かどうか」です。

そのためには、経費処理のルールに沿って、また税理士等専門家の意見も聞いて、一つ一つきちんと処理しておくことが大切です。

曖昧なまま経費処理してあとで税務署に否定されると対応が大変なので、最初にしっかり処理しておけば安心して決算処理もできます。

また税務調査に対抗するためにも、経費項目についてはきちんと証拠を残しておくことも大事です。

特に領収書、レシートなど、税務調査に必要な書類は、社内の一定の場所で決められた保存期間、整理保管しておいて、要請に合わせていつでも出せるようにしておかねばなりません。

一方経費というのは、「ルールに沿って賢く使うことで、売上げに貢献して、また税金を少なくでき、会社に残るお金を多くできる」効果が見込めるので、経営者として常に経費の使い方に意識を配り適切な運用に努める必要があります。

経費で落とすときのメリット・デメリット

事業で支払った費用を経費処理するとき、当然ですがメリットもあればデメリットもあります。

この章では経費で落とすときのメリット・デメリットを紹介します。

経費で処理するメリット

・経費を効率よく使うと収入が上がり、その結果利益も増える
・経費をうまく使うと節税にも結びつき、会社に現金を多く残せる上に資金繰りを良くできる

経費で処理するデメリット

・経費を大量に計上すると収入増につながらないばかりか、利益が赤字となり資金繰りが悪化する
・経費としてふさわしくない項目を計上すると、あとで税務署に処理を否定されて追徴課税を受けたり、脱税の汚名を着せられたりする
・上記のようなことが頻繁にある、脱税等のうわさが取引銀行や取引先に知られるなどすると、信用が落ちて融資が受けられなくなったり、取引が停止されたりするリスクもある

経費になるもの、ならないもの

この章では、支出項目のうち、経費となるもの、ならないものについて、いくつか事例を挙げて詳しく解説します。

会計上、会社が支出したすべてのものが費用ですが、その費用に関して、税務上「損金不算入」という考え方があります。

つまり会計上で費用となっても税法上、損金にならない項目があるということです。

会計上、同じ経費で落とすと言っても、税務上「経費になるもの」「経費にならないもの」が存在しているため、経費処理できるかどうかの最終判断は以下の基準に沿って行われることになります。

・損金算入可=経費になる
・損金算入不可=経費にならない

経費になるもの

会社が支出した費用のうち、以下のような項目が経費になります。併せて経費に計上するときの注意点も解説します。

会社の備品

会社の備品は経費になります。

たとえば会社応接室のテーブル、ソファ、あるいは事務室のパソコンなど、原則購入費が10万円未満なら一括して経費で落とせます。

また資本金1億円以下、従業員1000人以下の中小企業なら購入費30万円以下の備品は経費として一括計上可能です。

一方購入額が30万円を超えると、購入年度に資産として計上して、備品の種類ごと、法定耐用年数に応じて毎年減価償却しながら費用計上していくことになります。

社員旅行など福利厚生

社員の慰安会費用、旅行代金など、福利厚生に係る従業員全体に関する費用なら経費に計上できます。

一方役員やその家族だけの旅行費用はあくまで個人の支出なので経費に計上できません。

また役員・従業員の研修会参加、商品の買い付けに伴う社員の旅行代金などの費用も売上げに貢献する費用として計上できます。

借入金の利子

銀行等から事業に必要な資金として借りる融資ですが、融資を受けて銀行に毎月返済する借入金の元金は経費にはできません。

なぜなら元金の返済は単に資金の貸し借りに関する返済だからです。

一方融資を受けて毎月支払う借入金の利子は経費計上が可能です。

なぜなら借りた融資金が製造や営業に投入されて売上代金として回収されるので、利子はそれに伴うコストとみなせるからです。

交通費関連

取引先を接待した際の送迎にタクシーを使った場合、そのタクシー代は経費に計上できます。

ただし経費として認めてもらうためには、会社がお金をきちんと払った証拠としてタクシー会社から領収書をもらっておく必要があります。

一方社員が営業で利用した公共のバスや電車等の交通費などの場合、領収書・レシートなどをもらえないケースがあります。

しかしその場合も、交通費を自腹で払った人が、帰社後に利用明細が入った出金伝票を作成して経理に請求を行い、経理係がそれを証拠書類として一定期間、保存管理しておけば特に問題ありません。

税務署もちゃんと経費として認めてくれます。

接待交際

飲食代金に関して、取引先や社員と営業に関する打ち合わせ時に使った飲食費は経費計上できます。

ただしこの場合、一定のルールがあるので注意が必要です。

まず1人当たりの支出金額が5000円以下だと、接待交際費でなく会議費として経費に計上でき、その際計上額には上限がなく全額損金で落とせます。

一方1人当たりの支出金額が5000円以上になると、会議費でなく接待交際費として経費に計上できます。

しかし資本金1億円以下の中小企業は、接待交際費は年間800万円までが経費として認めてくれる上限なのでその額を超えないよう注意が必要です。

また、接待交際費は得意先や取引先への支出だけでなく、営業に関する支出ならば、自社の役員や従業員でも使える点がメリットです。

たとえば、会社の周年記念事業、新社屋新築記念事業などに役員・従業員が参加したときの交通費、記念品代なども経費にできます。

詳しくは以下の国税庁のサイトでご確認下さい。

租税公課

最後に経費にできる項目として租税公課があります。

租税公課のうち、経費になる項目としては、会社が払った固定資産税、自動車取得税、印紙税、事業税、国や地方公共団体に払う会費、組合費などがあります。

経費にならないもの

一方、経費計上ができない項目としては以下のようなものがあります。

会社の社長や社員などが私生活に必要な日用品、趣味用具の購入代金、友人との飲み会費用などは経費になりません。

また仕事で着るスーツ代、靴代、カバン代、ネクタイ代等も経費になりません。

これらの支出項目は給与所得の計算において給与所得控除で対応されており、個人所得の中から一定額が控除されています。

いわばサラリーマンの経費扱いみたいなものです。

会社としての経費として処理したにもかかわらず、何らかの事情があって払った相手が特定できないものも経費の対象にできません。

通常、取引先に対して謝礼として金品を渡しても相手が特定できるようなら経費(交際費)として落とせますが、相手が特定できない支払は使途不明金として税務署に否定されるのが一般的です。

必要な要件を満たしていない役員報酬の支払も経費計上の対象外です。

会社が役員に対して役員報酬を支払う場合、支給の条件として、定期的かつ同額支給すること、事前に報酬額を確定して税務署に届けを出すこと、などが決められています。

当然これに違反したら損金不算入となり経費にできません。

また、租税公課のうち、経費にならない項目があります。
それは以下のような税金です(かっこ内は経費にならない理由)。

・法人税、法人住民税等(法人の儲けに課される税金)
・所得税、住民税、相続贈与税等(個人に掛かる税金)
・国税、地方税などの加算税、延滞税等(罰金的性格の強い税金)
・罰金、過料等(法律違反したときのペナルティ)

最後に、お金を払ったあとの証拠として支払先からもらう領収書の記載内容についても注意点があります。

もし領収書の内容に不備があると、最終的に税務署が正当な証憑書類として認めてくれない可能性があるので気をつけて下さい。

たとえば、お金を払った相手先名がなくただ上様と書かれている、払った日付が不明、お金を払った相手先の名前や住所が不明、会社印が押されていない、経費の具体的な使い途が書かれていない、などいろいろです。

領収書を受け取るときには必ずこれらの項目をチェックしてから受け取るよう癖づけておきましょう。

個人事業主の経費項目は家事按分に注意

これまで解説してきたように、事業の主体が会社であっても個人事業主であっても経費に対する基本的な考え方は同じです。

経費とは事業を行い、収入を得るために使った費用のこと全般を指しているので、個人事業主が払った支出でも事業に関わりがあれば原則全て経費に計上できます。

ただ問題点は払った支出が事業に関するものか、個人に関するものか、その境界があいまいな項目が個人事業主にはいくつかある点です。

たとえば個人事業主が事業を行っている事務所・店舗を自宅と共用で利用していた場合、経費的にはどのように処理したらいいのかという問題点があります。

これに対しては、基本的には家事按分という考えに基づき経費処理するといいでしょう。

たとえば、事務所・店舗分で支払した電気代の経費割合は、家屋全体のうち、事業用スペースの面積や使用時間で家事按分します。

事業で掛かった電話代、水道代等もまた個人と事業の利用割合で決めます。

同じように自家用車を営業用に共用したときも、使ったガソリン代、修理代、自動車税などを家事按分で計算して経費に計上することになります。

まとめ

会社の事業で払った支出がどこまで経費として認められるか、あるいは認められないか、その注意点も含めて詳しく解説してきました。

これまでも繰り返し述べてきたように、経費の取扱いひとつで会社の利益が黒字化したり赤字になったりします。

会社の規模が小さければ小さいほど売上高に対する経費の経営に与える影響は大きく、会社経営者として経費の知識なしにスムーズな経営を行うことは難しいのではないでしょうか。

記事の内容が経営者の経費に対する理解に多少とも寄与することを期待しています。