ビジネスで登場する証憑には様々な種類があります。たとえば見積書、発注書、検収書、領収書などです。
これらは一体どのような役割を持った証憑なのでしょうか?またビジネスのどのような場面で使われるのでしょうか?
見積書や領収書などはプライベートでもなじみのある文書ですが、他の証憑となるとビジネス以外の場面ではあまり見かけませんよね。
そこでこの記事では、これらの証憑について、どんなタイミングで発行される文書なのか、どういう形式で発行されるのか、またその役割と利用上の注意点とは何か、などについて解説します。
目次
ビジネスで登場する証憑の概要
商取引、いわゆる一般的なビジネスの当事者は、仕事を依頼する「発注者」とそれを引き受ける(請け負う)「受注者」の2者です。
発注者が受注者に対して商品の購入やサービスの提供を依頼すると、受注者は発注者の要望に対して「受注できるかどうか」意思表示して、可能なら商品の納入やサービスを提供します。
それと同時にビジネスの流れに沿って様々な証憑が登場してきます。
ビジネスで登場する証憑には以下のような種類があります。
いずれもビジネスでは欠かせない証憑ばかりです*。
・見積書
・発注書(注文書)
・発注請書
・納品書
・検収書
・請求書
・領収書
※これらの証憑類は、法人税法等で確定申告書の提出期限の翌日から7年間社内で保存することが定められています。
また各証憑はビジネスの流れに沿って一般的に以下のような順番で利用されています。
・見積書→発注書(注文書)→発注請書→納品書→検収書→請求書→領収書
以下の章では各証憑について、ビジネスにおける役割や発注形式、発行タイミングなど利用上の注意点を解説します。
ビジネスでなぜ証憑が必要か?
ビジネス上なぜ証憑が必要になるかというと、証憑があることで相互の解釈違い、思い込み等による間違いが未然に防げたり、きちんと書面で意思表示ができたりするからです。
また仮に取引途中でトラブルが発生して最悪当事者間での訴訟に発展したとしても、証憑というきちんとした証拠が残っているので解決を早める道具に使うこともできます。
これが口約束だけのビジネスだと、あとになって「最初に言っていたことと違う」「だました、だまされた」などと感情的なしこりも交えて水掛け論になってしまう可能性が大きいですよね。
そういう点からもビジネスで証憑を使う意義は極めて大きいと言えます。
各証憑の目的と役割
この章では、ビジネスで必要な各証憑の目的や役割について解説します。
各証憑の役割
見積書の目的・役割
・発注者、受注者、双方が協議で認識していることにズレがないかどうか、書面で確認するため
・見積書を発行することで受注者の受注意思を明らかにするため
・発注者が複数の受注者からの見積書を集めて比較検討するため
発注書(注文書)の目的・役割
・発注者が「注文する」「依頼する」という自分の意思を相手(受注者)に対して明らかにするため
・見積り時、受注者と確認した内容(注文の内容、発注金額、希望納期など)を確定するため
発注請書の目的・役割
・仕事を注文された側が「引き受ける」という意思を相手に明らかに示すため
・仕事を依頼した側が受注先に「そんな注文は受けていない」と言われることを避けるため、頼んであえて発行してもらうときもある(発行が必須の証憑類でないため)
納品書の目的・役割
・商品等を取引先に渡す際に文書として添付、内容が発注通り行われているかどうか相手に確認してもらうため
・未然にトラブル防止を図るため、あるいは早めに間違いを発見するため
検収書の目的・役割
・発注者が「検収書」に基づき商品が間違いないか、種類や数に違いがないかどうかなど確認できるようにするため
※検収：発注した商品が予定通りきちんと納品されているかどうか検査すること
※検収書は発注者、受注者、どちらが発行してもよい
領収書の目的・役割
・商取引に伴う金銭の受領が最終的に完了したことを示すため
・すでに代金を支払っているにも拘わらず、受注先からの再請求がある場合に備えて発行(二重払いの防止)
各証憑の必要記載事項と注意点
各証憑の役割が分かったところで、次は各々の必要記載事項と利用上の注意点についてです。
特に利用上の注意点については、各証憑とも独自な点も多く、発行後のトラブル防止のためにも発行者はしっかりポイントを押さえて発行するようにして下さい。
見積書の必須記載事項と注意点
・必要記載事項
宛先、発行日、対象の商品・サービスの内容及び数量、単価及び合計額、納期、納品場所、見積書の有効期限、発行者の会社名、住所、電話番号、会社印
・発行時の注意点
発行時の注意点として、見積書には必ず有効期限を書いておくことが挙げられます。
有効期限を書いておかないと、主要取引先から突然、かなり前に発行した古い見積書に基づき発注を受ける場合があり、力関係からむげに断れないケースがあります。
その間に仕入れ原価が上がっていれば、受注しても黒字どころか赤字で仕事しなければならなくなることも起こります。
それを避けるためには、見積書に必ず記載事項として有効期限を入れておくとともに、市況や為替の変動により価格が変動する可能性があることも記載しておくことが望ましいでしょう。
なお見積書の有効期限は、一般的に発行日から3週間～1ヶ月以内と言われています。
発注書(注文書)の必須記載事項と注意点
・必要記載事項
宛先、発注日、対象の商品・サービスの内容及び数量、単価及び合計額、納期、支払条件、発注先の会社名、住所、電話番号
・発行時の注意点
発注書の発行で特に注意したい点は、発注書の記載内容は前に発行した見積書と内容が同じであることが多いため、発行時に違いがないか、きちんと見積書と照らし合わせておくことが必要です。
またビジネスでは、売買契約、請負契約等は諾成(だくせい)契約であり、基本的に話し合いで相互の取引意思の確認ができれば契約は合法的に成立するので、必ずしも発注書の発行は必要としません。
しかし相互の意思を可視化できるという意味で発注書は極めて有効な手段なので、できれば発行しておくことが望ましいです。
発注請書の必須記載事項と注意点
・必要記載事項
宛先、発行日、注文内容(品名、数量、金額、納期、納品方法)、支払条件(支払方法、支払期限)、受注先の会社名、住所、電話番号、会社印
・発行時の注意点
受注者が発注請書を発行して発注者に交付したとき、正式に契約が成立します。
つまり、その段階で発注請書は「実質的に契約の成立を証明する書面」に該当するため、印紙税法上の課税文書となり、納税義務が生じます。
もし発注請書を紙面書類で発行して、かつ受注金額が1万円を超えるときには、受注額に応じた収入印紙の貼付け※が必要になるので注意して下さい。
収入印紙を貼らずに発注請書を発行すると課税違反となります。貼り付けた収入印紙には消印(認め印による割印)が必ず必要です。
受注金額が1万円未満、または発注請書の発行方法がFAXやメールの場合は収入印紙の貼付け不要です。
納品書の必須記載事項と注意点
・必要記載事項
宛先、発行日、納品した商品・提供したサービスの内容及び数量、単価及び合計額、受注先の会社名、住所、電話番号
・発行時の注意点
納品書も必ず発行しなければならない文書ではないですが、納品書があることで発注先によっては内部統制上、経理処理が早く進むこともあるので、発行を必要としてない先でもできれば発行しておくことが望ましいです。
また納品書に印鑑や角印は不要ですが、押しておいた方がより丁寧で取引相手に親切な文書になります。
検収書の必須記載事項と注意点
・必要記載事項
宛先、発行日、検品した案件名、検品した商品・サービスの内容及び数量、単価及び合計額、検品者(発注先)の会社名、住所、電話番号
・発行時の注意点
代金先払いのケースを除き、検収書発行を持って納品が完了したことになるので、検収後スムーズに受注先から請求書を受けるためにも検収書は発行しておくことが望ましいです。
また検収書は「発注先が納品物の内容を確認し問題ないことを認めた」という証拠になるため、発注先が受注先に対して商品の品質低下等を理由に、検収後に契約を解除したり支払い拒否したりすることはできないので注意して下さい。
なお、検収書は課税文書でないので、発行にあたり収入印紙を貼る必要はありません。
請求書の必須記載事項と注意点
・必要記載事項
宛先、発行日、商品・サービスの内容及び数量、単価及び合計額、請求代金の振込先(金融機関名、口座番号ほか)、支払期限、請求者(受注先)の会社名、住所、電話番号
・発行時の注意点
実際のビジネスシーンにおいては、納品書、検収書、請求書を受注先が発注先に一括で送るケースもありますが、一般的には納品基準で請求書を送るケースが多いので、受注先は取引の流れをよく把握して発行タイミングを間違わないことが望ましいです。
領収書の必須記載事項と注意点
領収書は、その商取引で納品も終わり、金銭の受領が最終的に完了したことを示すための証憑です。
そのため、納品後の社内での意思疎通が上手くいかず、入金がまだ確認できていないのにも拘わらず、領収書を誤発行して送付したりしないよう特に注意して下さい。
また領収書は課税文書なので、発行時、非課税範囲*を超えた額の発行には収入印紙の貼付けが必要です。
※2019年12月現在、税法上の非課税額は5万円未満なので、5万円以上の領収書の発行には印紙の貼付けが必要
※1枚の領収書内で、本体価格と消費税が明確に区分されていれば、領収書の総額が5万円以上でも本体価格が5万円未満なら非課税文書となり収入印紙は不要
まとめ
ビジネスシーンにおいて多用される見積書・請求書・納品書等の証憑書類について、その役割や記載事項、利用上の注意点などを解説してきました。
証憑は各種取引をあとから証明するためのエビデンスです。
取引相手から要求されるされないに関わらず、自社の取引の流れと取引上のリスクを整理したうえで、どの証憑を誰がどのタイミングで発行すべきなのかのルールを予め定めておき、そのルールに基づいて発行していくようにしましょう。
これら証憑は、自社内で手書きやエクセルで作っても問題ありませんが発行の手間や管理コストがかかります。複数人で業務を行う場合などは誰がどこまで発行しているのかが把握しずらく、余計に煩わしくなることが考えられます。
そのような場合はクラウド証憑サービスを利用するのがおすすめです。多少コストが掛かっても、長期的には時間とコストの節約にもなります。
