【はじめての業務委託】契約書の作成やマイナンバー取得などの注意点を紹介

起業したばかりの時期は、会社のメンバーが少人数であることが大半です。

こういった状況においては、突発的に大量の業務が発生した場合に人手不足に陥る、自社で対応できないような専門性の高い仕事が発生した場合に対処するのが難しくなるといった問題が発生することがあります。

このような事態に対処するための選択肢の一つとして、「業務委託」の活用が挙げられます。

業務委託では、社員のように雇用契約を行うことなく、専門的知識を有した外部企業や個人に業務を依頼することができ、専念すべき業務に集中できる環境が生まれます。

今回は、はじめて業務委託を行う方に向けて、業務委託で仕事を依頼する際に気をつけたいポイントや契約書の作成方法などをご紹介します。

まず業務委託の概要について説明します。

業務委託とは企業と雇用関係のない外部企業や個人に対して仕事を依頼し、遂行した仕事の分の報酬を支払う契約形態を指します。いわゆる「外注」と呼ばれる社外のリソースを使って遂行する業務のほとんどが業務委託です。ここ数年の「働き方改革」やフリーランス・個人事業主の増加などから、個人と締結するシーンも増えてきています。

このように広く利用されている業務委託ですが、実は各種契約を規定している民法上に「業務委託契約」という契約形態は存在せず、ある一定の業務を委託するときに締結する契約を指す俗称として使用されています。実際は、民法で定められている「委任契約」と「請負契約」の2種類の契約形態に分けて考えます。

以下でそれぞれの契約形態に関して説明します。

委任契約とは?

まず最初に「委任契約」に関して説明します。

委任契約では「業務の実施・遂行を目的とした契約」で、仕事の完成を目的としません。

委任契約は、委託する業務が法律行為であるか否かによって、「委任契約」と「準委任契約」の2つに分かれます。

ここでいう「法律行為」は、意思表示によって、権利の発生や権利の消滅などの法的効果が生じる行為のことで、民法第643条で定める「委任契約」の例としては弁護士への訴訟依頼などがあります。

一方「準委任契約」は、業務の実施・遂行を目的とした契約の中で、前述の法律行為に該当しないものを差します。例えば一時的な社内のリソース不足により、フリーのエンジニアと労働時間の応じて報酬を支払う契約を結ぶような場合がこれにあたります。

請負契約とは?

次に「請負契約」に関して説明します。

請負契約とは「成果物の納品を目的とした契約」です。受託者は委託者が求めた納品物を完成させなければなりません。

成果物を伴うシステム開発業務の委託や、ライターへの記事執筆の依頼などがこれにあたります。

業務の性質や目的によって契約形態が異なる

このように業務委託は、依頼する業務の性質や目的に応じて「委任契約」と「請負契約」の2種類を使い分ける必要があります。

当然、それぞれの場合で契約書で規定すべき内容も異なってくるため注意が必要です(契約書の注意点については後述します)。

業務委託を活用する3つのメリット

業務委託を活用すると、会社にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。

以下で主なメリット3つをご紹介していきます。

1.コア業務に集中できる

最初のメリットは「コア業務に集中できる」という点です。

専門的知識を有した外部企業や個人に対して業務を委託することで、企業の運営に大きく関わるコア業務に集中することができます。

特に起業したばかりの頃は人手不足に陥ることが多いため、起業して間もないスタートアップにとっては非常に大きいメリットといえます。

2.人件費を抑えられる

2つ目のメリットが「人件費を抑えられる」という点です。

潤沢な資金がないスタートアップにおいては、短い期間にしか発生しない業務対応のために、専用の人員を雇用するのは得策ではありません。

業務委託では必要に期間に必要な量の仕事を依頼できるため、必要最低限の人件費に抑えることができます。

3.事務コストが低い

3つ目のメリットは「事務コストが低い」という点です。

社員を雇用して業務を行わせる場合は、社会保険等の各種労務手続きに加え、社内規則の周知やシステム・設備を利用させるための準備など、入社時だけでも大きな事務コストが発生します。また、実績の少ないスタートアップにとっては高スキル人材を社員として採用すること自体のハードルが高いという問題もあります。

業務委託は、契約の締結さえできればすぐに開始できるため事務コストが低く、スピード感が求められるスタートアップには相性のよい契約形態であると言えます。

業務委託契約書を作成する際のポイントは?

業務委託をする際に、最も注意したいのは業務委託契約書の作成です。

契約書で依頼内容を詳細に定めることで、利用時のトラブル回避や万一トラブルが発生した際もその損失を最低限に抑えることが可能になります。

早速、以下に業務委託契約を作成する際のポイントをご紹介します。

1.契約の形態

最初のポイントは「契約の形態」です。

前述の通り、業務委託契約は成果物の有無によって「委任契約」と「請負契約」の2つに分かれます。

契約形態によって依頼する業務の定義や報酬支払いの条件などが異なってくるので、事前にどちらの契約形態で進めるべきかを十分に検討したうえで契約締結を進めるようにしましょう。

2.委託する業務内容

2つ目のポイントは「委託する業務内容」です。

業務委託契約書の根幹となる部分で、最もトラブルにつながりやすい箇所でもあるため、業務内容については細かく具体的に記載することが重要です。

この業務内容を曖昧なままにすると、業務内容について依頼元と依頼先とで見解の相違が発生し、期待していた成果が得られないような事態になりかねません。

また、当初想定できなかった業務が発生することも踏まえ、都度依頼元と依頼先で協議のうえで合意した業務を加えられるような設計にしておくことや、「関連業務並びに付随業務の一切を含むものとする」という記載を追加しておくとよいでしょう。

当初想定していた業務内容とあまりにも異なるような場合は、あらためて依頼元と依頼先で協議したうえで、別途覚書などを結ぶと良いでしょう。

3.報酬の設定

3つ目のポイントは「報酬の設定」です。

受託者の要望や報酬額の相場などを確認の上、適切な報酬額を設定しましょう。

その際、業務遂行にあたって必要になる交通費や物品の購入に要する費用など、業務対価の報酬以外で発生する費用の取り扱いについても定めておくと良いでしょう。

4.支払い方法および時期

4つ目のポイントは「支払い方法および時期」です。

報酬を分割で支払うのか一括で支払うのか、納品後にすぐ支払うのか翌月末に支払うのかといったことを取り決めます。

5.成果物の納入方法

5つ目のポイントは「成果物の納入方法」です。

成果物の納品を目的とした契約である請負契約において重要なポイントになります。

この点を取り決めておかないと、委託者が成果物を印刷物や物理デバイスなどによる納入を希望していたにも関わらず、受託者は電子データの送付で済ませることを前提に業務を進めてしまうなどのトラブルにつながります。

請負契約では、これらと併せて完成したはずの業務に瑕疵があった場合の瑕疵担保責任についても定めておくのが一般的です。

6.知的財産権の所在

6つ目のポイントは「知的財産権」です。

業務委託を行った場合、成果物の著作権は原始的に受託者に帰属することになっているため、成果物の著作権を委託者に移転させる場合は、その旨を契約書に明記するようにしましょう。

著作者の人格的な利益を保護し、公表権や使命表示権等の権利を著作者に与える「著作者人格権」は、著作権とは違い移転することができません。つまり、著作権を委託者に移転したにも関わらず、受託者によって著作物の公開などをされてしまう可能性が残されてしまうことになります。

委託者がこのような不安定な立場を回避したい場合は、受託者が著作者人格権を将来にわたって行使しない旨を規定しておくと良いでしょう。

7.個人情報や秘密情報の取り扱い

最後のポイントは「個人情報や秘密情報の取り扱い」です。

受託者が円滑に委託業務を遂行するにあたり、委託者が個人情報や企業秘密を受託者へ提供しなければならないようなケースは多々あります。

そこで契約書には、個人情報保護法や各種のガイドラインに則った個人情報および秘密情報の取り扱いについて明記したうえで、
万が一情報が漏洩してしまった場合の事後対応の規定(受託者への損害賠償請求など)についても記載しておきましょう。

委託先のマイナンバー取得について

業務委託では委託先のマイナンバーを取得しなければならない場合があります。

この章では、どのような場合にマイナンバーを取得しなければならないのか、取得するにあたってどのようなことに気を付ける必要があるのかについて解説していきます。

どのような場合にマイナンバーを取得するのか

フリーランスや個人事業主などの取引先に対して特定の業務のために一定の報酬を支払った場合、「支払調書」(報酬、料金、契約金および賞金の支払調書)を作成して税務署に提出する必要があります。

その支払調書の作成時においてマイナンバーの記載が必要になります。

マイナンバー取得時に注意したいポイント

本人確認を行う

マイナンバー取得時には番号確認に加えて、身元確認の義務が生じるため、マイナンバーを取得する際は所定の身分証明書の写しを併せて送付してもらい本人確認を行う必要があります。

マイナンバー取得における本人確認書類に関しては国税庁のサイトで確認できます。

マイナンバーの取得にあたっては、情報の取り扱いに細心の注意を払う必要があります。郵送で行う場合は、漏えいや紛失を防ぐため、できるだけ追跡可能な簡易書留等で郵送するようにしましょう。

なお、マイナンバー収集用の専用の書面はネットショップなどで販売されています。メジャーなものとしては、法令、資格に関する各種出版物を刊行している株式会社日本法令のものや、ラベルや伝票などを取り扱っている事務用品メーカーのヒサゴのものなどがあります。

保管方法や廃棄方法を決めておく

マイナンバーの取得にあたっては、取得後の保管方法や廃棄方法についても準備しておく必要があります。

マイナンバーは受託者の個人情報であり、漏えいすることは絶対に避けなければなりません。

鍵をかけられる書庫の準備や各種データの保存方法など十分な対策を行いましょう。

顧問税理士と契約している場合は、事前にマイナンバーの管理業務についてレクチャーを受けておくと良いでしょう。

まとめ

以上、業務委託で気をつけるべきポイントや契約書の作成方法に関してご紹介しました。

社員が少ないスタートアップにおいては、業務委託を適切に利用することによってコア業務に集中できる環境を作り出しすことで、効率的な会社運営を行うことができます。

経営者の方は、この機会に社内で遂行すべき業務内容と外部に依頼すべき業務内容を整理したうえで、ぜひ利用を検討されてみてはいかがでしょうか。